Guide de survie à l'attention des trésoriers d'associations
« Quand on parle pognon, à partir d'un certain chiffre, tout le monde écoute »
(Michel Audiard)
En tant que trésorier d'une association, vous êtes tenu de présenter des comptes une fois par an.
Autant prendre de bonnes habitudes et observer quelques règles très simples :
- tenir une comptabilité en partie double (*)
- présenter un bilan et un compte de résultat qui respectent le canevas officiel
(*) partie double
- expression barbare permettant aux spécialistes d'éviter de se faire comprendre par le commun des mortels, dans le but de créer un peu de mystère et de se faire payer plus cher.
- il s'agit dans la pratique de quelque chose de très simple : pour chaque opération, on écrit les chiffres à deux endroits différents de manière à pouvoir vérifier après coup si on n'a pas commis d'erreur.
La première fois qu'on m'a embarqué dans une ASBL, j'ai constaté que le trésorier pédalait dans la choucroute.
Malgré tout son dévouement et sa bonne volonté, les comptes qu'il présentait ne respectaient pas les quelques règles de départ indispensables.
J'ai commis l'imprudence de suggérer de tenir une comptabilité "classique", en partie double, comme on le fait depuis des années dans les petites et moyennes entreprises.
Les réponses n'ont pas tardé à fuser :
« On n'est pas obligé »
Bin si, de plus en plus.
Les choses ont considérablement évolué ces dernières années : les responsabilités des administrateurs d'association - vis-à-vis des tiers et des administrations - sont de plus en plus grandes.
Une des premières choses que les administrateurs doivent avoir à l'esprit, c'est d'être en mesure de prouver qu'ils font les choses "dans les règles" et qu'ils n'ont rien à se reprocher.
Si ça vous paraît évident et normal, ce n'est pas nécessairement le cas des autres (les assurances et l'administration fiscale, notamment ...)
« On a toujours fait comme ça »
Persévérer dans l'approximation, quand ce n'est pas dans l'erreur - involontaire ou non - n'est pas une raison valable.
« On n'y connait rien »
Pas encore, mais vous serez déjà beaucoup plus malin quand vous aurez parcouru ce qui suit.
« On n'a pas les moyens de payer un comptable pour faire tout cela »
Tout à fait d'accord.
Ce n'est d'ailleurs pas toujours nécessaire, sauf peut-être, une fois par an, pour lui faire valider ce que vous avez fait : encore faut-il, pour cela parler le même langage.
C'est le premier but que nous poursuivrons ensemble : acquérir un peu du vocabulaire utilisé par les professionnels de la comptabilité.
Commençons par deux des mots les plus utilisés : "bilan" et "comptes de résultat".
Un peu de vocabulaire, pour commencer
Comptes de résultats
- charges
- produits
Bilan
- actif
- passif
Les comptes de résultats
Ils représentent une vue "dynamique" de ce qui se passe pendant l'année, c'est-à-dire ce que coûte l'activité et ce qu'elle rapporte.
Ces comptes sont remis à zéro chaque année.
Ils sont divisés en deux grandes catégories
Les charges
On y note "l’argent qui sort", comment il sort et pourquoi.
Les produits
On y inscrit "l’argent qui rentre", comment il rentre et grâce à quoi.
La différence s'appelle le résultat
Le résultat est le bénéfice (ou la perte), qui évolue au fil de l'activité, tout au long de l'année.
Exemples
- Loyer, salaires = charges
- Cotisations des membres, produit d'une vente = produits
Le bilan
Il représente une vue statique à un moment donné, en général en fin d'année.
Ce compte évolue d'une année à l'autre : le total de notre compte en banque ne se remet pas à zéro en fin d'année (heureusement) et nos dettes ne sont pas annulées (... malheureusement).
Le passif
- c'est “là où on trouve l’argent”
- c'est “ce que nous devons aux autres” (nos dettes)
- plus généralement : ce sont les “ressources”
L'actif
- ce qu’on a fait de l’argent “trouvé”
- ce qu’on a prêté à d’autres = ce qu’on nous doit (nos créances)
- plus généralement : “l’utilisation des ressources”
Exemples
- l'argent présent sur le compte en banque = à l'actif
- les cotisations que les membres n'ont pas encore payées pour l'année en cours = créance = actif
- un emprunt = au passif
- les cotisations que les membres ont payées à l'avance, pour l'année prochaine = on leur doit tant qu'on n'est pas l'année suivante = dette = passif
La règle veut que le total de l'actif soit toujours égal à celui du passif.
Nous y reviendrons.
Mettons tout cela en musique ...
Nous connaissons déjà
- le bilan
- le compte de résultat
Faisons à présent connaissance avec
les journaux
et voyons comment ils "alimentent" les comptes de résultats et le bilan ...
Les journaux
Partons d'un exemple simple et enregistrons, pour chaque membre de notre association, l'appel qui lui est fait de payer sa cotisation pour l'année.
Cela s'enregistre dans une petite liste, appelée journal, dans laquelle on va noter
- une date
- un numéro de compte, interne, destiné à totaliser l'ensemble des créances (le n° 4000 dans ce cas-ci)
- le nom du membre
- le montant réclamé
- un petit commentaire
| Date | Compte | Libellé | Membre | Montant | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/01/2020 | 4000 | Créances | CRUCHOT | 100,00 | Appel cotisation pour 2020 |
| 02/01/2020 | 4000 | Créances | FOUGASSE | 100,00 | Appel cotisation pour 2020 |
| 02/01/2020 | 4000 | Créances | MABICHE | 100,00 | Appel cotisation pour 2020 |
| 02/01/2020 | 4000 | Créances. | MERLOT | 100,00 | Appel cotisation pour 2020 |
| Solde | 400,00 |
On aurait pu prendre une autre exemple avec une liste sur laquelle on indiquera les clients et la valeur de ce qu'on leur a vendu, date par date.
Un journal est censé reprendre les événements par ordre chronologique.
Idéalement, chaque ligne doit être numérotée sans trou ni "doublon". C'est, par exemple, le numéro de facture.
Pour la clarté de l'exemple, cette numérotation n'est pas reprise ici.
Que devient le compte de résultat ?
Comme on s'en doutait, le résultat est pour l'instant un bénéfice.
| Compte | Période du 01-01 au 31-12-2020 | Charges | Produits | Résultat |
|---|---|---|---|---|
| 7000 | Appels de cotisation | 400,00 | ||
| Totaux | 0,00 | 400,00 | 400,00 |
Et le bilan ?
Remarque importante
A ce stade, les cotisations ne sont pas encore payées.
Elle apparaissent donc dans le bilan comme une créance que nous avons sur les membres.
Au fur et à mesure des paiements, cette créance va diminuer pendant que le compte en banque (lui aussi à l'actif) va augmenter.
Tout cela sera expliqué plus tard.
| Actif | Passif | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 4000 | Créances | 400,00 | Résultat à reporter | 400,00 | |
| Total actif | 400,00 | Total passif | 400,00 |
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Retrouvez les acteurs de cette palpitante saga dans le prochain épisode : les journaux financiers
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