Guide de survie à l'attention des trésoriers d'associations
Il est peut-être temps d'expliquer comment des chiffres alignés à la queue-leu-leu dans un journal se retrouvent « par magie » dans le bilan plutôt que dans le compte de résultat et vice-versa.
En fait, chaque compte est identifié par un numéro dont les premiers chiffres indiquent s'il s'agit d'un compte de bilan ou d'un compte de résultat.
On parle de classes de comptes.
Le classement de ces comptes par classe, sous-classe et numéro s'appelle le plan comptable.
Il « suffit » de dire au programme informatique (Excel par exemple) qu'il doit placer tel compte à tel endroit et le tour est joué : vous obtenez un bilan et un compte de résultat.
Si-si ! Je vous assure !
Le plan comptable
Les comptes de classe 1 à 5 sont des comptes de bilan
- les « 1 » vont au passif
- les « 2 » vont à l'actif
- les « 3 » vont à l'actif
- les « 4 » appelés comptes de tiers (les clients et les fournisseurs par exemple) vont soit à l'actif (dans le cas d'une créance), soit au passif (dans le cas d'une dette).
Pour la facilité, on s'arrange pour les distinguer par le deuxième chiffre :- les « 40 » vont à l'actif
- les « 44 » vont au passif
- les « 5 » vont à l'actif
Les comptes de classe 6 et 7 sont des comptes de résultat
- les « 6 » sont les charges
- les « 7 » sont les produits
Dans les exemples précédents, nous avons utilisé
- le 4000 pour les créances, à l'actif du bilan
- le 5501 pour la banque, à l'actif du bilan
- le 6131 comme charge (le loyer)
- le 7000 comme produit résultant des appels de cotisations
De même, mais nous verrons cela plus tard, nous avons employé
- un compte de classe 6 qui va remettre le résultat à zéro en affectant le résultat au bilan
- un compte de classe 1 qui va équilibrer le bilan en y incorporant le bénéfice (ce bénéfice va ainsi « gonfler » les ressources futures ; nous y reviendrons)
Chaque écriture dans un journal agit simultanément sur deux comptes.
Ce qu'on « enlève » à l'un est « ajouté « à l'autre
Au lieu de dire « ajouter » ou « enlever » on parlera désormais de débiter un compte et de créditer un autre.
C'est la raison pour laquelle on parle de comptabilité en partie double !
Règle fondamentale : le total des débits doit toujours être égal au total des crédits.
Les journaux, encore les journaux, mais plus en détail, cette fois ...
Rappelons-nous que nous avons « spécialisé » les journaux que nous avons utilisés jusqu'à présent
- le journal des cotisations
- le journal de banque
Journal des cotisations → compte 7000
Le journal des cotisations va alimenter automatiquement le compte 7000 (cotisations, compte de produit) avec les différentes créances qu'on y répertorie.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4000 | Créances CRUCHOT | 100,00 | |
| 4000 | Créances FOUGASSE | 100,00 | |
| 4000 | Créances MABICHE | 100,00 | |
| 4000 | Créances MERLOT | 100,00 | |
| 7000 | Cotisations | 400,00 | |
| Totaux | 400,00 | 400,00 |
Journal de banque → compte 5501
Suivant le même principe, le journal de banque va, quant à lui, alimenter automatiquement le compte 5501 (banque)
- si on y indique qu'un membre paye sa cotisation (et donc que notre créance diminue), le compte banque va être mouvementé en « plus »
- si on y indique qu'on paie une charge (et donc que notre résultat diminue), le compte banque va être mouvementé en « moins »
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4000 | Créances CRUCHOT | 100,00 | |
| 4000 | Créances FOUGASSE | 100,00 | |
| 4000 | Créances MERLOT | 50,00 | |
| 5501 | Banque | 250,00 | |
| 6131 | Loyer | 180,00 | |
| 5501 | Banque | 180,00 | |
| Totaux du journal | 430,00 | 430,00 |
Rappel : les débits doivent toujours être en équilibre avec les crédits. !
Si vous ne vous êtes pas assoupi à la lecture de ce qui précède - ce dont je vous félicite - vous aurez peut-être observé qu'on a débité le compte en banque alors qu'on y faisait arriver d'argent des cotisations et qu'on l'a crédité quand on y a pris des sous pour payer le loyer.
Il n'y a rien qui vous choque ?
Et les banquiers alors ? Eux qui affirment débiter votre compte quand ils vous prennent des sous ?
Il n'y a rien d'anormal à cela et l'explication est finalement très simple !
L'extrait de compte fourni par le banquier fonctionne « à l'envers » parce qu'il est établi du point de vue de la banque : les sommes que vous versez sur votre compte vous appartiennent. Elle sont, pour la banque, une dette qu'elle a vis-à-vis de vous. Ces montants sont par conséquent repris à son passif !
Par contre, dans votre comptabilité,
- quand des sous arrivent sur le compte "banque" (n° 55... dans votre plan comptable), vous débitez ce compte ;
- quand des sous partent du compte, vous le créditez.
Rassurez-vous, le sentiment de découragement qui vous submerge à l'instant fait partie du processus d'initiation aux subtilités de la mécanique comptable.
Vous voilà (presque) paré pour parler d'égal à égal avec votre comptable, même si cela vous donne un peu la migraine pour le moment;
Ah oui ! Encore une chose, on écrit les débits à gauche et les crédits à droite.
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